Was ist ein Zwischenarchiv und welche Funktion hat es?

In vielen ?ffentlichen Verwaltungen fallen in gro?em Umfang Unterlagen an, die l?ngeren rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen und daher noch nicht vernichtet oder an das zust?ndige Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung abgegeben werden k?nnen, wenn sie für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlich sind. Weil in der Regel bei den Entstehungsstellen die Kapazit?ten fehlen, um diese Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen zu lagern, unterhalten viele Archive wie etwa das Bundesarchiv, zahlreiche Kommunalarchive, aber auch Universit?tsarchive als Dienstleistung sogenannte Zwischenarchive. In diesen k?nnen derartige Unterlagen unter Aufsicht des jeweiligen Archivs gelagert werden, zugleich ist bei Bedarf jederzeit ein Zugriff durch die abgebende Stelle m?glich. Au?erdem kümmert sich das Archiv um die Beachtung der Aufbewahrungsfristen sowie die datenschutzgerechte Vernichtung der als nicht archivwürdig klassifizierten Unterlagen.
Für die Archive hat eine solche L?sung den Vorteil, dass sie die Zeit der Lagerung der Unterlagen im Zwischenarchiv dazu nutzen k?nnen, die Unterlagen zu sichten und zu bewerten, d.h. festzulegen, welche nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden k?nnen und welche aufgrund ihres bleibenden Werts für Zwecke der Verwaltung, Forschung oder Rechtswahrung im Archiv archiviert, d.h. für alle Zeiten aufbewahrt und allen berechtigten Interessierten gem?? den archivrechtlichen Bestimmungen zug?nglich gemacht werden sollen.

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Was wird im Zwischenarchiv der Universit?t Augsburg konkret aufbewahrt?

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Wenn auch das Zwischenarchiv natürlich grunds?tzlich allen Einrichtungen der Universit?t Augsburg zur Lagerung der oben beschriebenen Unterlagen zur Verfügung steht, so ist es doch – zumindest bis auf Weiteres – angesichts der begrenzten zur Verfügung stehenden Lagerkapazit?ten im Wesentlichen auf die Aufbewahrung von schriftlichen Prüfungsleistungen beschr?nkt.
Mit der Einführung der modularisierten Studieng?nge, die in Augsburg fl?chendeckend mit dem Wintersemester 2008/09 erfolgte, ergibt sich die Notwendigkeit, jede einzelne schriftliche und benotete Prüfungsleistung, deren Note in die Abschlussnote des Studiums eingeht, so lange aufzubewahren, bis die Abschlussnote unanfechtbar feststeht, um bei m?glichen Einsprüchen gegen die Berechnung der Abschlussnote auf das Original der einzelnen Prüfungsleistung zurückgreifen zu k?nnen.
Da ein Studium – inklusive m?glicher Urlaubssemester – mehrere Jahre dauern kann, ist also sicherzustellen, dass in jedem Fall alle entsprechenden Prüfungsleistungen so lange aufbewahrt werden, bis alle Widerspruchsfristen nach Abschluss des Studiums abgelaufen sind.
Um allen rechtlichen Aspekten Rechnung zu tragen, wurde eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren festgelegt. Jede Klausur oder Seminararbeit muss also 6 Jahren bzw. 12 Semester aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden die vier Semester vom Sommersemester 2020 bis zum Wintersemester 2021/22. Um die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Studierenden zu mildern, wurde für diesen Zeitraum eine Aussetzung der Z?hlung der Prüfungssemester beschlossen. Daraus ergibt sich eine um vier Semester bzw. zwei Jahre verl?ngerte Aufbewahrungsfrist der schriftlichen Prüfungsleistungen aus diesen vier Semestern.
Archiviert werden diese Prüfungsleistungen übrigens nicht, sie werden nach 6 Jahren ausnahmslos vernichtet, da sie keinen bleibenden Wert haben.
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Kann auch ich das Zwischenarchiv zur Aufbewahrung von Unterlagen nutzen?

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Wie oben ausgeführt, steht das Zwischenarchiv zwar grunds?tzlich allen Einrichtungen der Universit?t, bei denen Unterlagen entstehen, zur Verfügung, jedoch muss aus Kapazit?tsgründen wenigstens vorl?ufig eine Beschr?nkung auf die bei den Lehrstühlen bzw. Dozentinnen und Dozenten anfallenden schriftlichen Prüfungsleistungen erfolgen. Sollten an Ihrem Lehrstuhl derartige Prüfungsleistungen anfallen, so k?nnen Sie diese gem?? den "Informationen und Richtlinien für die Abgabe von aufbewahrungspflichtigen Prüfungsleistungen an das Zentrale Zwischenarchiv der Universit?t Augsburg" an das Zwischenarchiv abgeben. Bitte halten Sie sich unbedingt an das dort beschriebene Verfahren, da die Unterlagen sonst von uns nicht angenommen werden k?nnen.

Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass die vorhandenen Kapazit?ten von rund 1000 lfm ausreichen, um nicht nur Prüfungsleistungen dort zu lagern, so wird diese Information umgehend verbreitet, damit Sie auch andere Unterlagen, die für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlich sind, aber noch l?ngeren rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, an das Zwischenarchiv abgeben k?nnen. Aber das ist derzeit nicht in Sicht.

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Wo kann ich weitere Informationen zum Zwischenarchiv und zur Abgabe von Unterlagen dorthin erhalten?

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Grunds?tzlich stehen Ihnen der Betreuer des Zwischenarchivs, Herr Stefan Jung (Tel. 5685, stefan.jung@archiv.uni-augsburg.de) sowie der Leiter des Universit?tsarchivs, Herr Dr. Lengger (Tel. 5682, werner.lengger@archiv.uni-augsburg.de) als Ansprechpartner zur Verfügung.

Zus?tzlich werden wir nach und nach unter der Rubrik "H?ufige Fragen" alle an uns gerichteten Rückfragen zum Zwischenarchiv zusammen mit unseren Antworten sammeln und allgemein zug?nglich machen. Vielleicht finden Sie dort bereits eine Antwort für Ihr spezielles Anliegen.